“las decisiones más urgentes rara vez son las más importantes”, ya lo decía un ex presidente norteamericano. Para una buena gestión del tiempo es necesario poner orden y claridad a la hora de administrar las tareas, y esto puede ser tan fácil como seguir los siguientes pasos.

Primer paso:

Evaluar lo que normalmente hace. Si no está anotando sus metas para administrar su tiempo, entonces este es el error número uno. Escribir sus planes le proporciona un objetivo y un propósito claro de alcanzar. Si no las escribe, es fácil perder el camino de las tareas que necesita cumplir, y esto puede atrasarlo considerablemente. El acto de escribir sus metas y poner el lápiz en el papel también ayuda, y le da una sensación de mayor responsabilidad, más que si fuera sólo una idea.

Segundo paso:

Llevar una agenda detallada y clara, cronológicamente, su progreso le dará evidencias tangibles de lo que debería resolver y de lo que no, tercerizándolo.

Tercer paso:

No se apresure; tratar de hacer lo máximo posible durante un período limitado de tiempo no da resultados, de hecho, produce el efecto contrario. Por lo tanto, no trate de apurarse en sus tareas durante todo el día.

Cuarto paso:

Elimine de su día las tareas innecesarias. Es increíble el tiempo que se gasta en procesos innecesarios. Si quiere lograr una mejor administración del tiempo, necesitará eliminar cualquier paso que no sea necesario para completar su tarea. Estos pasos extras, a menudo, añaden más tiempo y dificultan su habilidad para ser eficaz y eficiente. Entonces, si existe cualquier paso que no determine su potencial para lograr una mejor administración del tiempo, debe desaparecer.

Quinto paso:

Evite cualquier tentación de trabajar más de lo debido. Puede considerar que esto le da puntos a favor, pero el hecho es que cuando trabaja por mucho tiempo o muy duro, todo lo que termina haciendo es sobre esforzarse y hacerse más improductivo. El tomar un pequeño descanso o un día libre de vez en cuando, lo llevará a mejores resultados en el largo plazo. Necesita recargar las baterías para permanecer en la cima de su juego y no hay nada como volver a una desafiante situación o problema con un par de ojos descansados.

matriz urgente importante

 

La matriz de Warren Buffett

Queda más que claro que las dos variables siempre deben ir por cuadrantes separados. Igualmente esta matriz la complementaría con la siguiente matriz:

Separe todas las tareas que realiza durante un día de trabajo en estas tres columnas:

Intrascendente Importante Urgente
De lo intrascendente debe resolver solo un 1%,  cuando tenga ganas, esta tarea se realiza por placer. El resto tercerícelo. De lo importante debe resolver el 100% planificadamente. Si lo urgente hubiese sido importante ya lo tendría que haber resuelto en el cuadro contiguo, si lo urgente es urgente e importante resuélvalo ya, en cambio si lo urgente es intrascendente seguramente lo debe resolver el empleado al cual se lo tercerizó.